2025-02-10

读书笔记：《佐藤可士和的超整理术》

解决问题的超级整理术

好工作少不了整理术：「聆听，彻底整理对方面对的课题和意欲传达的内容，自然就能找出最适当的表现方式。」

艺术指导 != 医生：「艺术指导的工作并非创造自己的作品，而是解决对方的问题。答案不在我的脑子里，而是一直在对方心中。因此，为了引导出该解答，如何整理对方的思绪就变得极其重要。」

关键在于整理对方的思绪：「站在客户的立场，想要传达的信息堆积如山，样样都想推销，但是消费者不可能理解所有的内容，因此必须一一推敲客户堆积如山的思绪，加以整理。」

不掌握本质，就无法创造好的结果：「无论制作多么有型的“作品”，如果没有真正引起世人的兴趣，就毫无意义。特立独行的表现手法，或许可以勾起一瞬间的注意力，但也会立刻从记忆中消失。唯有确实掌握商品本质，有效表现，才能制作长留人心的作品。重点不在于自我表现，而是如何将信息传达给他人。」

整理术能够扭转工作和生活：「若能向对方条理分明地阐述自己采用该设计的心路历程，彻底整理自己的思考路径，作品自然不再混乱不堪。」

一切从整理开始

你是否尚未认清问题本质就急于处理：

「随时对这个复杂的社会产生危机感，认清混沌的现状，保持解决问题的心理准备，同时保持穷究问题本质的积极态度，是整理术的最大前提。」

「如果不回归事物的源头，表面应付无法解决问题，即使解开了表面交缠的线头，内部依然是纠缠不清的状态。」

按部就班学好整理术：

「依照“导入状况”—“导入观点”—“设定课题”的顺序进行。」

导入状态：替客户进行问诊，取得关于现状的信息。

导入观点：以各种角度检视信息，找出问题的本质。

设定课题：为了解决问题，设定必须处理的课题。

从空间到思考，目标是三阶段整理：

空间整理术：清理周围的空间，设定优先排序，认清重要事物

信息整理术：仔细斟酌杂乱无章的信息，并加以连接

思考整理术：将脑内的东西引导出来，加以组合。

第一阶段：“空间”整理术——设定优先排序

空间整理的目的，在于创造舒适的工作环境

「稍不注意，杂物就会不断增加，唯有时时提醒自己整理，才能保持这种清爽状态，而且不止是我自己，全体员工也尽全力整理环境。」

「有一次，某著名摄影师的原稿不见了，因为同事说应该就在这里，我便拼命找了四个小时，终究还是一无所获。最后得知原稿在印刷厂的时候，真不知该说是空虚或愤怒……有种全身虚脱的感觉。可是，事实上我一开始也无法确定原稿究竟在不在这里。所以，自从创业之后，我便下定决定要彻底执行整理，避免这种事情再次发生。」

「我希望能够在没有杂物、整洁舒适的环境中，有效率的工作。这是我执行“空间”整理术的大前提，只要整理得宜，处于一览无余的状态，就没有自己无法掌握的事物。如此一来，工作效率自然提升，亦能规避风险。」

「许多人明知这个道理，但还是难保桌面整洁，这恐怕是由于大家都将工作摆在第一位，将整理桌子摆在后面的远古。不建议是基于年中大扫除的义务感，或是无可奈何的心情执行整理术。」

从随身公文包的整理开始：公文包里的东西真的都是必须品吗？

“舍弃”的勇气将雕琢价值观

「不晓得会遇上什么情况，所以保有大量物品就能让人感到安心；反过来说，一旦必须舍弃物品，将涌起一股身无寸缕的恐惧。」

「一旦确定哪些东西是多余之物，就大胆舍弃，“舍弃”是整理术不可或缺的手法之一。尽管很困难，但只要跨过这道障碍，便能习得非常重要的技巧。若能消除不安、拥有舍弃的勇气，就跨出了一大步。」

「若要舍弃，必须设定优先排序：将物品一字排开，设定优先排序，舍弃无用之物。」

创造最佳的办公桌条件

一旦决定物品的固定位置，就变得容易掌握

举棋不定时，请比较功能类似的物品

文件或数据只保留最终版本

柜子的多余空间可充当临时避难所

虚拟空间也是简单至上

档案的命名最为重要，档案整理术最重要的就是档案夹和档案的命名方式。

基于档案只会增加、不会减少的前提，重点便是尽量采用泛用型较高的命名方式

标示的统一也很重要，比如一个文档命名是用中文还是用英文，是用项目代号还是用项目的全程，统一的标示能够节约搜索信息的时间。

文件夹的数量也必须纳入考虑，每层存储五到八个文件夹，最多不超过十个，一旦超过个位数，管理起来就难以维系周全。

计算机内也可以规划一个暂且的空间，比如 Inbox

利用“框架”提升办公环境的舒适度

用完的信息直接进行存档，不要放在办公区域。

第二阶段：“信息”整理术——导入个人观点

对信息提出观点，穷究问题本质

「如果不能得到对方的认同，或是勾起对方的兴趣，就无法真正攫取对方的心。因此，必须先确定自己要表达的内容，再思考以何种风格传达。」

导入观点的最终目标是导出远景

远景是指客户真正想要达成的目标，是潜藏于客户内心的秘密，可称为“应有面貌”。」

寻找远景不可欠缺的便是“导入观点”。整理信息的时候，根据不同的切入点，结果也迥然相异。

通过设定优先次序可以更容易的找到真正重要的事物，就空间的情况而言，乃是基于“使用频率如何”、“是否立刻需要”等时间轴的观点进行排序。

如何寻找个人观点

探索本质是重点是退一步观察。

抛开自以为是，视野更加开阔。

第三阶段：“思考”整理术——将思绪信息化

一切要从将思绪置换成语言开始

要将思绪信息化，最重要的步骤是“无意识的意识化”——发掘自然状态下的心理，以及埋藏在内心深处的重要想法，并明确地意识它们。如此一来，就能进入下一阶段的整理和排序。

这时最重要的是“语言化”，因为若是能将模糊不清的思绪置换成语言，就能有条理地向他人解说。语言化能让思绪变成信息。

flowchart LR

信息不可视的状态 --> 将信息可视化 --> 列出信息

提出假说，确认对方想法

大概整理出对方的言论后，将其置换为自己的语言，反问对方：“你的意思是这样吗？”不断反复问答，对方想表达的重点就会渐渐清晰可见，焦点慢慢吻合。

唯有视如己出，才能产生真实感

模糊不清的事物只能当成信息，我们需要的是从中找到问题点加以解决，如果不发掘与自己的接点，就无法涌现出真实感，目标远景也将变得空洞。

整理术开启灵感大门

只要保持目的，技巧就能活起来

舍弃是与“不安”和“暂且”的战斗，然而，“舍弃”绝对不是目的，充其量只是手段。

信息整理术需要做到以下三点

1. 退一步客观检视
2. 首先舍弃自以为是
3. 转换视角，从各个角度观察

思考整理术需要做到以下三点：

1. 将自己和对方的思绪换成语言
2. 建立假说，大胆向对方提问
3. 思考时要对于别人的事情视如己出